[МУЗЫКА] Итак, сейчас мы поговорим о том, с какими сложностями и проблемами сталкивается виртуальная команда на разных этапах формирования команды, и как коммуникационные инструменты позволяют решать данные проблемы. Итак, первый этап — это формирование команды. На этапе формирования команды участники еще не до конца понимают организационную структуру команды. Часто бывает так, что половина команды еще отсутствует, еще только в процессе набора, не до конца понимают цель и не до конца понимают этапы проекта, которые будут реализовываться. Естественно, они еще не до конца понимают, какими инструментами они будут пользоваться, как будут общаться и как их будут оценивать, и как будет происходить эта оценка в процессе. Соответственно, для того чтобы минимизировать негативное влияние на этом этапе, лидеру проекта необходимо озаботиться следующими моментами. Первый — это использование совместного календаря. То есть в совместном календаре устанавливается определенный операционный ритм общения, совещаний, доступности времени и так далее. То есть таким образом, команда видит, кто доступен, когда и какой операционный ритм их ожидает. То есть, когда будут происходить совещания, когда будут происходить отчеты, когда будет происходить неформальное общение. Вторая часть — это голосовые и видеоконференции. Они необходимы для того, чтобы установить то самое личное, минимальное личное общение, которое присуще виртуальным командам. Люди могут увидеть друг друга, и на этих встречах обычно лидер проекта доносит основную цель и проговаривает ее очень детально, говорит, как он будет подходить к этапам проекта, какие результаты он ожидает от участников, какие инструменты он будет использовать. Лидер проекта доносит основные правила, проговаривает эти правила и обязательно дублирует в электронной почте все те материалы, которые он донес до команды. Таким образом, мы достигаем следующего: у нас есть документ, в котором текстовым образом зафиксированы все эти параметры, и есть ряд встреч, которые позволяют рассказать более подробно о плане проекта, и есть возможность у людей задать вопросы и получить непосредственный ответ. В этот же момент в чате формируется некоторая структура канала, в котором будет происходить общение, и, опять же, формируется канал для неформального общения и каналы для формального общения. И устанавливаются некоторые режим и дисциплина, которые лидер начинает поддерживать. В случае возникновения вопросов лидеру необходимо сделать канал обращения к себе — это может быть как мессенджер, так и электронная почта либо телефон. Итак, второй этап формирования команды связан с тем, что люди уже понимают, что они делают, они уже понимают, как они делают, но теперь появляются как раз серые зоны, в которых, может быть, не до конца мы в начале понимали, что они появятся. Например, люди понимают, что у этого сотрудника нет того опыта и знаний, которые нам необходимы, либо есть определенная специфика использования этого опыта, которую мы не учли в начале. И поэтому для того чтобы не было на этом этапе замалчивания, чтобы на этом этапе была полная открытая связь, необходимо фокус делать на таск трекере и на дисциплине его использования. То есть мы продолжаем использовать голосовую и видеосвязь для регулярных апдейтов команды и контролируем, что в нем участвуют все участники. Участвуют — это не просто подключаются, а вносят некоторый свой вклад в данное общение. Голосовая и видеоконференция — это основной инструмент нашего общения внутри виртуальных команд. И важно, чтобы это общение не было односторонним, а чтобы оно было двусторонним — то есть, вы убеждаетесь, что сотрудники вас слышат и понимают, что вы говорите, и что они рапортуют что-то на всю команду и обсуждают. Вторая часть — это неформальное общение и формальное общение, которое происходит в мессенджерах. Лидеру очень важно отслеживать то, что в этом общении: первое — что это общение корректное, и вы устанавливаете какие-то правила и в этот момент можете поменять тот самый коммуникационный план, который у вас уже сформирован. Второе — то, что вы видите, что все участники участвуют и вносят свой результат. Третье — это трекер, в котором вы видите результаты работы сотрудников и можете на него реагировать. То есть если вы видите, что сотрудник не производит результат в период какой-то деятельности, при этом он находится в мессенджере, при этом он участвует в голосовой и видеоконференции, закономерен вопрос, и обсуждение с ним опять же через голосовую коммуникацию либо видеокоммуникацию, что сейчас происходит, почему он не приносит тот или иной результат. Все современные фрэймворки удаленной работы, такие как Scrum, Kanban, Agile и так далее — они в принципе подразумевают, и как раз построены таким образом, чтобы иметь вовлечение всей команды в эти процессы — процессы производства результата. И на данном этапе лидеру проекта очень важно сфокусироваться именно на производстве результата и умении отвечать на вызовы, которые дает команда с точки зрения серых зон. Итак, на третьем этапе формирования команды мы видим уже появление первого результата от работы команды и появление первых конфликтов. Также этот этап связан с тем, что появляется первое общение с заказчиком и коммуникация по поводу результата, который произвела виртуальная команда. С какими проблемами мы на данном этапе сталкиваемся? Первая проблема — это то, что в команде есть определенные ожидания относительно функционала друг друга, и не всегда эти ожидания правильные. Появляются первые личностные конфликты. Вторая проблема, которая здесь происходит — обмен информацией между сотрудниками из-за конфликтов или из-за каких-то ожиданий, которые у них сформированы, прекращается, либо минимизируется… В общем, появляются проблемы с общением внутри. Третье — это общение именно с внешним заказчиком; иногда этот момент игнорируется, и не используются правильные инструменты для такого общения. Итак, так как команда уже начинает производить результат, лидеру проекта очень важно сфокусироваться на нескольких вещах. Первое — это хранение первого результата, который мы производим. Таск трекер системы, системы хранения документов, такие как wiki, такие как общие файловые хранилища — здесь необходимо сфокусироваться и убедиться, что мы дисциплинированно его используем. Соответственно, установленные правила в коммуникационном плане, что они выполняются всеми участниками команды. Вторая часть — это донесение первого результата до нашего заказчика. Как мы это делаем? Естественно, результат доносится по асинхронному каналу — это почта либо файловое хранилище. И, соответственно, идет видео или голосовая связь вместе с заказчиком. Почему важно в начале использовать голосовую либо видеосвязь? Потому что за период, пока проект делался, формировалась команда, представление заказчика о результате, о цели проекта могло быть изменено. Поэтому очень важно видеть всю невербальную коммуникацию или видеть оттенки голоса, слышать их при коммуникации первого результата. Соответственно, лидер проекта должен отправить тот результат, который произвела команда, те установочные документы, которые были сформированы заказчику, назначить встречу, видеоконференцию, использовать видеоконференцию для того, чтобы прокоммуницировать и показать первый результат. Соответственно, на этом этапе очень важно обратить внимание заказчика на результат именно отдельных членов команды и использовать эту возможность для того, чтобы поощрить команду в хороших моментах, в том, какой результат мы произвели. Следующий этап работы команды — это когда команда уже сформирована, рабочий ресурс команды достаточно ценен, люди работают эффективно, и здесь важно посмотреть, не используем ли мы, не тратим ли мы это полезное время впустую. Основная проблема, которая появляются на данном этапе — то, что участники команды тратят много времени на какие-то технические, не очень ценные для результата проекта активности. Например, мы ждем 15 минут, пока все соберутся на Skype. Или, например, у нас плохой график опять, сбивается график коммуникаций в связи с тем, что появляются какие-то новые сотрудники и так далее. Здесь очень важно лидеру команды опять вернуться к тому, чтобы посмотреть на календарь общий… и еще раз его заревьюить. Я вообще рекомендую это делать в намеченной основе. Вторая часть — это, опять же, отдельно вести коммуникацию с новыми сотрудниками, со старыми, особенно introduction новых сотрудников делать в те инструменты, которые мы используем, как мы их используем, почему именно так и так далее, не тратя при этом времени команды, которая уже сейчас работает на результат, и постепенно вводя новых сотрудников в этот процесс отдельно. Также очень здесь важно обратить внимание старых сотрудников на то, чтобы результат действительно хранился и передавался новым участникам команды, то есть использование, опять же, общих файловых хранилищ, использование wiki, использование соцсетей каких-то внутренних, где можно оставлять комментарий. И также очень важно наблюдать здесь, что новые сотрудники, которые вливаются в команду, они, опять же, участвуют в обсуждении, имеют тот равный голос, что и старые участники команды, и что они приносят ценность и выходят на ту производительность, которая есть у «старичков». И вот наступает самый приятный этап формирования команды, любой команды, что оффлайн, что виртуальной, — это максимальная эффективность, то есть сотрудники уже понимают правила, они вписаны в этот процесс. Лидеру достаточно легко управлять этой командой. Все на своих местах, документы производятся, с заказчиком выстроено взаимоотношение. В этот момент очень важно сохранять эту эффективность, поддерживать эффективность, отслеживать моменты, где мы неэффективны. И у лидера смещается фокус производства результата, потому что команда по факту сама производит этот результат, на то, чтобы убрать неэффективные, демотивирующие моменты, которые связаны с работой команды. Например, может так случаться, что у нас идут какие-то технические перебои и так далее. Самая главная проблема виртуальной коммуникации — то, что она зависит от технических параметров и условий, в которых работают сотрудники. Поэтому лидер более ориентирован на то, чтобы эти проблемы решать и быть таким помощником команде с точки зрения того, что команде надо для того, чтобы стать еще эффективнее либо сохранить эту эффективность. Мы продолжаем. В этот момент есть большой соблазн у лидера проекта прекратить ту частоту коммуникации, которая была установлена на предыдущих этапах. Это ловушка. В нее попадать ни в коем случае нельзя. Надо о ней помнить и продолжать использовать голосовые и видеокоммуникации для поддержки операционного ритма, отслеживать в трекере задачи, которые происходят, и производительность и держать фокус, конечно, на персональных взаимоотношениях и на решении конфликтов, которые тоже могут возникать на этом этапе. Но главный секрет, и важно о нем помнить, — это, знаете, как секретный ингредиент этого супа — виртуальной команды. Это необходимость личного общения с сотрудниками. Почему? И их общения между собой. Почему? Потому что мы все люди. И мы все очень чувствительны к именно построению отношений не только виртуальных, но и реальных. И знакомство с реальными людьми повышает эффективность команды в разы. Поэтому, пожалуйста, заложите в ваши бюджеты определенную сумму на то, чтобы привести сотрудников и собрать их вместе. Используйте для этого любые поводы — конференции, обучение. Если таких поводов нет, просто соберите. И, даже если приедут всего два сотрудника, которые встретятся лично, в этот момент мы можете подключить всех остальных виртуально и сымитировать личную встречу с этими двумя сотрудниками. Это дает определенные теплые, душевные отношения в команде, которые невозможно, к сожалению, построить ни через какие виртуальные коммуникации. Помните об этом. Помните, что там это не социальные профили, это не какие-то компьютеры, которые у вас работают на той стороне, которую вы не видите в обычной жизни. Это действительно живые люди. У них есть своя жизнь, и у них есть свои особенности, индивидуальные особенности, свои культурные особенности. И поэтому это личное общение, оно, конечно, позволяет повысить продуктивность команды в разы. Поэтому обратите на это внимание и запланируйте такие встречи. Подводя итог данного курса, я могу сказать, что виртуальные команды — это наша реальность. Это очень страшно иногда бывает, иногда это очень страшно непонятно, но я искренне верю в то, что это наша реальность. Это не наше будущее, это уже реальность. Это очень эффективно. У виртуальных команд есть большие плюсы, и виртуозность использования инструментов коммуникации — это именно то, что будет отделять хороших лидеров от посредственных. Поэтому я надеюсь, что вы станете очень хорошими лидерами, вы будете использовать все инструменты, которые у вас будут под руками, будут доступны. И я верю, что в современном мире будут появляться и новые варианты инструментов, которые будут позволять нам работать все эффективнее и эффективнее. Что важно помнить? Важно помнить, что виртуальные команды — это такие же команды. И главное — не способ коммуникации, а цель, для которой собирается команда, и дух, с которым она к этой цели идет. И это ответственность лидера — доносить эту цель и формировать этот дух. Каким инструментами вы пользуетесь, честно говоря, не очень даже принципиально. Вторая часть — это для того, чтобы снизить негативное влияние факторов, которое естественным образом возникает при использовании инструментов виртуальной коммуникации. Необходимо иметь четкий план и четкие действия, которые вы заложите в ваш проект, и это позволить вам их убрать. Третья вещь очень важная, что надо помнить о характере коммуникации — синхронном / асинхронном, не путать их и использовать максимально те инструменты, которые вам сейчас доступны. Отдельно от себя хочу сказать, что инструменты всегда служат для какой-то цели, опять же. Хотя я очень люблю разные интересные инструменты для проведения встреч, для планирования, проведения ретроспектив, очень важно, как вы видите эту специфику. Очень важен ваш личный внутренний вклад в этот процесс. И команды очень сильно откликаются на такое именно неформальное, более неформальное поведение лидера внутри виртуальной команды, то есть если вы будете открытыми, если вы будете слышать ваших участников, будете слышать их потребности и при этом в голове понимать вашу стратегию, у вас все получится. [МУЗЫКА] [МУЗЫКА]
