Еще одним важным элементом с точки зрения управления стоимости проекта является — разработка сметы. Это процесс систематизации и структуризации всех стоимостных работ в рамках реализации проекта, который мы получаем на этапе оценки стоимости проекта. Как правило структуризация и систематизация данных о стоимости тех или иных работ проводится в соответствии со статьями расходов, их правильном наименованием и разделением, которые приняты в финансовом и бухгалтерском учете родительской организации проекта. Смета — это документ, который содержит в себе список затрат проекта, полученных на основе объемов работ проекта, требуемых ресурсов и цен, структурированный по статьям. Как правило, все статьи расходов делаться на три большие группы, это прямые затраты (расходы), накладные затраты (косвенные расходы) и общие, административные накладные расходы. К прямым затратам относятся непосредственно затраты связанные с производством продукции, с выполнение работ проекта. Производственные расходы включаемы в себе стоимость продукции и прямые издержки производства. Прямые расходы напрямую связаны с пакетом работ и включает в себя следующий перечень: затраты на оплату труда, затраты на материалы и оборудование, иные расходы, связанные с выполнением труда. Важно сказать, что именно прямыми расходами, как правило управляет напрямую руководитель проекта и участники проекта. Накладными расходами и административно-хозяйственными в меньшей степени может управлять и влиять на них руководитель проекта. А вот стоимость прямых затрат, это как раз те статьи, которыми управляет в ходе проекта, руководитель. Чаще всего у участников проекта стоят задачи по тому, что они должны уложиться в запланированный, согласованный с заказчиком бюджет и вот для реализации этой цели, в рамках проекта, каждый участник, как раз будет следить за тем, чтобы не преувеличить выделенный бюджет на прямые затраты, в рамках его зоны ответственности в проектной деятельности. Накладные расходы или косвенные затраты, как их еще называют. Это расходы, которые сопровождают, сопутствует основной процесс производства, новые услуги или товара в рамках проекта, но не связаны с ним напрямую, то есть не входит в стоимость труда и материалов. Накладные расходы, как правило не связаны с какой-то конкретной работой или каким-то конкретным материалом, их можно привязать целиком к стоимости всего проекта. Это затраты, как правило, на содержание и эксплуатацию основных средств, на управление, организацию, обслуживание производства. На командировки, на обучение сотрудников. Постоянные расходы — это затраты, которые не связаны напрямую с каким-то конкретным проектом, они относятся к компании в целом, но при этом обязательно должны учитываться и при составлении сметы того или иного проекта в организации. Как правило, к общим и административным расходам относятся за траты на поддержание управляющего аппарат, поддерживающих функций, таких как бухгалтерия, секретариат и охрана. В таблице, которая представлена на экране, вы можете, как раз видеть по каким статьям может быть разбита смета и что будет входить, с точки зрения содержания и расчетов, в каждую из статей. Смету также, как и типы оценок стоимости, подразделяют по их назначению и времени создания. Существуют предварительные сметы, которые предназначены для определения порядка величины предполагаемых затрат еще на этапе зарождения проекта. Чаще всего это проходит на этапе инициирования проекта. Первичные сметы, как правило, разрабатываются для того, чтобы сравнить проектные затраты с имеющимися финансовыми возможностями и ограничениями компании. Приближенные сметы предназначены для принятия окончательного решения, инвестиционного решения о запуске или отказе о реализации проекта в конкретный период времени. И сводные сметы предназначены для окончательной фиксации стоимости проекта, как раз от сводной сметы мы с вами будем вести, некую управленческую деятельность и следить за тем насколько запланированная стоимость проекта соответствует фактической ее реализации. На экране вы можете видеть фазы проекта, виды смет, назначение каждой из смет, а также ту самую допустимую погрешность, о которой мы с вами говорили чуть ранее. Важно у видеть, что на финальной разработке стадии проекта, когда у нас уже финализирован план проекта, утвержден план управления качеством, мы составляем сводную смету, где допустимая погрешность максимум 6% и она и является нашей точкой для расчета управления стоимостью проекта походу всей его реализации.
