В разных методологиях, наполнение разделов паспорта проекта могут меняться. Однако, суть и обязательное содержание практически везде остается одинаковым. Давайте с вами посмотрим пример разделов паспорта проекта направленного на оптимизацию процесса. Так из чего же состоит паспорт проекта? Первый элемент — это описание проблемной области или назначение проекта. Мы характеризуем с точки зрения проблемы, максимальной конкретики: «Что?», «Где?», «Зачем?», «Как?», «В каких масштабах?», необходимо решить. Например, Что происходит? Товар не отпускается клиенту со склада в установленный срок с 6:00 утра до 21:00 вечера. Когда возникла данная проблема? Проблема образовалась в последние 6 месяцев. Где происходит данная проблема? Проблема замечена, в основном, на ключевых 5 складах в центральном регионе России. Масштаб проблемы? За 6 месяцев компанией потеряно 790000$. Максимально конкретно мы описали проблемную область проекта. Данный пример является и относится к проектам, которые направлены на выявление существующих сложностей в текущих процессах в организации и на их совершенствование. Безусловно, если речь пойдет о разработке, о проекте по разработке нового продукта, проблемная область будет звучать немного иначе, мы скорее ее назовем не описанием проблемной области, в рамках паспорта проекта, а скорее всего опишем назначение данного проекта и предлагаемые к выпуску новые услуги и продукта. По итогам описания проблемной области мы с вами формулируем цель проекта по технологии смарт. Далее в паспорте проекта описываются его рамки. Что такое рамки проекта? В рамках проекта мы описываем затрагиваемые проектом области: подразделения, клиентов, складские, производственные площадки. То есть, все, что непосредственно будет соприкасаться с проектом в рамках его реализации, должно быть указано в рамках проекта. То есть, в рамках проекта мы прописываем то чего коснется данный проект. За рамками проекта, мы как правило, оставляем аспекты которых проект не будет касаться, это как те проблемные области, которые скорее всего будут решаться при помощи других проектов или немного позже, а также это те аспекты бизнеса, которые напрямую или косвенно ни каким образом не связаны с деятельностью которая будет реализовываться в рамках данного проекта. Например, если мы говорим о том, что нам необходимо решить вопрос с поставками в центральном регионе, то складские помещения и производственные помещения Сибирского региона или Северо-Западного региона страны, не будут задействованы в нашем проекте. Об этом мы не пишем, но это как раз пример того, что остается за рамками проекта. Следующий, важнейший элемент паспорта проекта, это его влияние на бизнес. Четкое и максимально конкретное формирование выгод компании после внедряемого проекта в жизнь. Почему бизнесу необходимо конкретно сейчас решить, вот эти самые неполадки на складах, с доставками товара для клиента? Или почему компании, конкретно сейчас необходимо выделить средства на внедрение и разработку нового продукта? Наша с вами задача связать проблемную область или значение проекта с бизнесом, с бизнес-целями, стратегией, с миссией компании. Когда мы прописываем влияние проекта на бизнес, тоже быть максимально конкретными. Снижение затрат на 30 %. Увеличение доли рынка новых продуктов на 5 %. Команда проекта. Чуть выше с вами говорили о том, что рекомендованное, оптимальное количество людей 7 — 10 человек, включая заинтересованных сторон. И следующий элемент паспорта проекта — это его план, который может быть представлен, как в классическом виде, так и с использованием диаграммы Ганта. Так мы с вами познакомились с основополагающим документом в управлении проектами — это паспорт проекта. Теперь мы с вами знаем, как правильно заполнять данный документ. На что необходимо обращать внимание, с точки зрения конкретизации, с точки зрения информации, которую мы вносим в данный документ, для того чтобы уже на стадии инициации быть готовыми документально к тому, как мы будем двигаться в ходе нашего проекта. Чем качественнее и раньше мы заполним и утвердим с заказчиком, паспорт проекта, тем эффективнее будет двигаться наша работа, потому что паспорт проекта показывает всем заинтересованным сторонам команде проекта, как будет двигаться ход событий в рамках того или иного проекта и, собственно, создаст одну общую, единую картину для всех, по тому какой результат должны достичь все включённые в проект лица.
