Добро пожаловать на 6 модуль курса «Управление проектами». В рамках данного модуля мы с вами познакомимся и подробно разберем такие методы управления проектами, как Lean и Kanban. В рамках нашего курса мы уже познакомились с такими методами управления, как Scrum, Waterfall и можем видеть в каких случаях их применение максимально актуально и необходимо с точки зрения получения конечного продукта или услуги. На схеме, которая сейчас представлена на экране, вы можете видеть, что выбор того или иного метода в управлении проектами напрямую зависит от того насколько понятно или не понятно решение, которого необходимо для получения конечного продукта или услуги и насколько знакома или не знакома проблема, которую необходимо решить при помощи того или иного проекта. Вот если и решение, и проблема знакомы, тогда мы прибегаем к традиционному управлению проектами, например, методу Waterfall. Не понятно, не знакомо решение, но знакома проблема — мы выбираем Scrum. Если нам не знакомо решение и не знакома проблема мы прибегаем к Lean методам. И Kanban мы чаще всего выбираем, когда нам знакомо решение, но не знакома возникшая проблема. И так, мы можем видеть, что методы, которые принято считать гибкими методами в управлении проектами, которые в большей или меньшей степени являются основополагающими представителями методики Agile — это Scrum Lean и Kanban. В основе методов Lean лежит понятие времени, добавляющего или не добавляющего стоимость для клиента. Время, добавляющее стоимость — это время выполнения работ, которое будет потрачено клиентом или которое необходимо для управления бизнесом. Очень часто методы Lean мы с вами можем встретить в тех проектах, которые направлены на совершенствование тех или иных процессов в организации и часто применимо в так называемых бережливых производствах. Подход Lean делает упор на сокращение времени, не добавляющем стоимость для клиента, как потенциальной выгоды, при управлении времени, не добавляющим стоимость для клиента, могут быть гораздо выше. Таким образом очень часто применение метода Lean фокусируется на сокращении и длительности того или иного процесса, то есть проект, который мы запускаем при выборе метода Lean, будет посвящен сокращению времени того или иного процесса. И оптимизация выполняемой работы в целях снижения затрат и повышения качества обслуживания конечного продукта. Метод Lean может быть сфокусирован на не эффективном использовании ресурсов организации для удовлетворения потребностей клиента. Причинами этой неэффективности, которая помогает выявить также методика Lean, могут быть скрытые потери, то есть, использование ресурсов сверх требуемых. Непостоянство, то есть, отклонение от установленных стандартов. И отсутствие гибкости, то есть, неспособность быстро реагировать на спрос. Выявленные подобные причины неэффективности чаще всего порождают за собой принятие решения о том, что при помощи Lean методики будет реализовываться тот или иной проект, который будет устранять одну из выявленных причин. На представленной иллюстрации мы с вами видим, что на время, которое добавляют в стоимость для клиента приходится совсем не большой процент 10% — 20% от общего времени выполнения процесса. Традиционный подход, при оптимизации процесса, предполагает снижение времени, добавляющего стоимость для клиента. То есть, традиционные методы оптимизации, как правило сконцентрированы на оптимизации конкретных действий в процессе, создающих ценность предполагая более усердную работу или традиционный проектный менеджмент. Например, можно ввести упрощенную процедуру оценки кредитоспособности, оформление залога или автоматизировать подготовку кредитной документации. Тем не менее, при всей последовательности данных действий оптимизации подвергается только не значительная часть процесса и в этот момент организация, на примере, мы видели процесс одного из Российских банков, организация принимает решение о том, что необходимо применить Lean методики с целью повышения эффективности данного процесса. Одна из категорий, которая предполагает применение и методов Lean на практике, является скрытые потери. Все скрытые потери на производстве и в офисе принято разделять на 8 категорий. Для выстраивания эффективного процесса их необходимо определить, а затем устранить при помощи применения методик Lean. Что это за категории? Интеллект — выполнение функций не свойственных уровню подготовки менеджера высшего или среднего звена: предоставление справок по телефону или участие в комиссии по инвентаризации. Движение — лишнее перемещение сотрудников: за документами, в поисках инструкций, при согласовании документов. Приделывание — исправление ошибок в оформляемых документах, отчетах, редактирование документов в процессе согласования. Запасы — хранение бланков и канцтоваров сверх необходимого количества, хранение списанного оборудования. Перепроизводство — поступление документов в электронном и бумажном виде, односторонняя печать документов. Ожидание. Ожидание получения доступа к информационным ресурсам, длительность рассмотрения документов. Транспортировка — пересылка документов для получения согласования, доставка корреспонденции. Лишняя обработка — дублирование информации в различных формах отчета. На экране вы можете видеть перечень потерь, которые были выявлены в одном из офисов Российского банка. Исправительные проводки в балансе банка, мы с вами можем отнести к такому виду потерь, как приделывание. Удаленное расположение принтера, мы с вами можем отнести к такому виду потерь, как движение. Задержка оплаты счетов, будут относиться к ожиданию. Заключение с поставщиком нового договора на каждую предоставляемую услугу будет являться перепроизводством. Доставка документации для обсуждения на совещании в головной офис, будет относиться к транспортировке. Хранение архивных документов — это запасы. Контроль руководителем подразделения исходящих документов, это будет относиться к лишней обработке. Участие в комиссии по инвентаризации материальных ценностей директора данного отделения банка, будет от носиться к такому виду потерь, как интеллект. По итогам выявленной причины того или иного процесса, мы прибегаем к методике Lean, которая помогает устранить данную неэффективность, повысить качество протекания процесса и соответственно улучшить ценность конечного продукта. Как правило проекты Lean требуют очень ровного качества и четкого исполнения. Они актуальны если компании близки гибкие подходы в управлении проектами методики Agile. Lean как Scram сочетает в себе гибкость и структурированность, но немного в другом ключе. Итерационность методики Lean в рамках внедрения проекта по совершенствованию того или иного процесса, можно посмотреть на высокотиражируемой сегодня, системе 5С, госкорпорации «РосАтом», которая отлично проявила себя не только на предприятиях «РосАтома», но и используется сегодня в различных, как лучшая практика, в различных государственных и коммерческих организация по всей стране. Применение Lean в рамках 5С, представляет из себя 4 проектные итерации и 5 итерацию, направленную уже на непрерывность нового процесса, который мы улучшили. Недостатки. Не каждая часть проекта требует одинаково дотошной и детальной проработки внимания. Это, пожалуй, основной минус Lean для крупных и неординарных проектов. Еще, в отличие от Scram, Lean не предполагает четкого отлаженного процесса не больших кусочков по итерации, в рамках реализации всего проекта, что иногда может растягивать сроки выпуска конечного продукта или услуги с точки зрения Lean проекта. Однако, если знать про эти минусы и руководитель проекта будет следить за эффективной коммуникацией, за выполнением сроков той или иной итерации в рамках Lean проекта, то они будут показывать свою эффективность с точки зрения назначения применения данной методики на практике.
