Еще одним процессом в рамках фазы инициирования проекта, является анализ заинтересованных сторон. Заинтересованные стороны проекта, их иногда еще называют стейкхолдерами, они могут быть, как внутренними сотрудниками организации, в которой вы работаете, так и внешними. Это, как правило люди, которых так или иначе, либо в процессе реализации проекта, затрагивают его результаты либо, собственно, по итогам проекта, их коснется тот результат который вы достигнете реализовав ту или иную инициативу в рамках проектной деятельности. Чаще всего, если мы говорим о внутренних проектах в компании, то стейкхолдерами, заинтересованными лицами, являются либо руководители или руководитель всего предприятия, или топ-менеджеры руководители тех или иных подразделений. Если говорить о проектах малого масштаба, когда в рамках одного проекта не реализуется дополнительных доппроеков, то как правило, заботиться о детальном выявлении заинтересованных лиц проекта нет нужды. Однако, чем больше ваш проект, тем острее у вас возникает необходимость в поиске тех самых стейкхолдеров, как на моменте реализации проекта, даже запуска проекта, когда вы согласовываете конечные результаты, промежуточные результаты, бюджет проекта, так и на моменте принятия работ. Важно помнить, что стейкхолдеры и заинтересованные лица, это не только руководители, которые утверждают вам проект с точки зрения его внедрения, выделения средств, ресурсов человечески и технических на реализацию проекта. Но это также и те сотрудники организации, которым придется по итогам внедренного вами проекта, продукта или услуги, внутри компании или во вне, пользоваться результатом вашего внедрения. И вот это все ваши заинтересованные лица, которые вами выявляются на этапе инициирования проекта. Как же это происходит? Для анализа заинтересованных сторон используйте следующий процесс. Первое — идентифицируйте заинтересованные стороны. Как это можно сделать? Без включенности, диалога и коммуникаций здесь не обойтись. Вы можете использовать такой традиционный командный инструмент, как «мозговой штурм», например, для инициации того или иного проекта в рамках вашей организации, вы можете привлечь представителей, коллег из совершенно различных подразделений вашей компании и рассказать им о свой идеи или выявленной проблеме, послушать мнение разных сторон, выявить критиков, а также тех кто поддерживает, как предлагаемую вами инициативу, то есть выявленную проблему и цель которую вы хотите достичь, а также и тех кто, как эксперт может вам помочь в рамках реализации проекта. Среди критиков, и вы должны быть к этому готовы, могут быть дальнейшие пользователи вашего проекта, продукта или услуги, которую вы внедрите по итогам. Их важно также не игнорировать, а выявить, отделить в сторону тех кто пока против и в процессе реализации проекта уже стараться делать их, тоже переводить на свою сторону, делать заинтересованными лицами. Как? Мы с вами чуть позже поговорим. Итак, при помощи «мозгового штурма», командного взаимодействия с коллегами из различных подразделений, вы выявляете тех кто заинтересован в вашем проекте. После того, как вы составили список заинтересованных лиц и идентифицировали их, определите важность результата вашего проекта для каждой из заинтересованных сторон. Как это можно сделать? По градации: высокая важность, средняя важность, низкая важность. Попробуйте, проанализировав итоги взаимодействия с каждой из заинтересованных сторон, ответить на вопрос. Что будет с проектом если данная сторона вообще не будет принимать в нем никакого участия. Исходя и категории высокая важность, средняя важность, низкая важность, ответьте себе на данный вопрос, о каждой заинтересованной стороне и у вас получится некий список, достаточно объективный, потому что вы будете реализовывать данный этап уже по итогам интервью и взаимодействия со своими коллегами в рамках «мозгового штурма» и руководителями в том числе. Таким образом проведя и определяя важность участия каждой заинтересованной стороны в вашем проекте, вы сможете не тратить в дальнейшем время впустую на тех на кого, по сути, ваш проект и так состоится и будет реализован и его развитие точно совершенно получит свое начало и продолжение. Определите заинтересованность каждой из сторон. Это следующий процесс в рамках анализа заинтересованных сторон проекта. Для чего это важно? Мотивация участвовать, помогать, реализовывать в дальнейшем результаты проекта, у каждой из сторон своя. Ваша задача, еще на этапе инициации, как раз понять эту мотивацию и с ней работать по итогам и в процессе реализации проекта. Организовывать для самого себя, как инициатора проекта или, как участника проектной группы, вы можете также при помощи «мозгового штурма», который поможет вам задать вопросы вашим коллегам или руководителям, получив ответы на которые вы сможете определить для себя, как раз уровень и содержание заинтересованности каждой из сторон. Определите степень влияния заинтересованных сторон на ваш проект. К сожалению, кто-то из заинтересованных сторон, тот к ком вы точно нуждаетесь с точки зрения продвижения реализации вашего проекта и с точки зрения дальнейшей жизни, результатов, продуктов, услуг, которые вы запустите в жизнь, не всегда велика эта заинтересованность и кому-то совсем, на сегодняшний день, неинтересна. Участвовать в данном проекте или, например, согласовывать финансовые или людские ресурсы для того, чтобы ваш проект запустился. Выявить данные стороны важно еще на этапе инициации проекта для того, чтобы с ними постепенно работать. Знаете, это такие «палки в колеса», о которых, ваша задача знать заранее. Знание о низкой заинтересованности тех кто сильно влияет на ход вашего проекта, поможет вам в дальнейшем составить более эффективный план коммуникаций взаимодействия со стейкхолдерами вашего проекта, для того, чтобы те кто на него влияет, но имеют низкую заинтересованность не были, как раз по итогу, этими «палками в колесах» и давали двигаться вам в рамках запланированного хода событий по проекту. Определите стратегию и тактику взаимодействия с каждой из заинтересованных сторон. Очень важно, в рамках коммуникаций по реализации вашего проекта, на старте, для себя понять, с кем и каким образом вы взаимодействуете. В рамках данного процесса, когда у вас уже составлен список заинтересованных сторон, стейкхолдеров с которыми вы активно работаете, вы можете всех их также категоризировать с точки зрения стратегии вовлекать, информировать, блокировать, использовать и так далее. То есть, вы даете некую характеристику каждой из заинтересованных сторон, каким образом правильнее всего взаимодействовать в рамках всего процесса с каждой из них для того, чтобы во-первых, для того, чтобы вам было проще в дальнейшем составить план коммуникаций, а во-вторых, как раз двигаться, как по плану коммуникаций, с точки зрения информирования стейкхолдеров о реализации проекта, так и собственно говоря, по ходу всего проекта для того, чтобы у вас не было коммуникационных и эмоциональных запинок. При необходимости достигнете соглашения с заинтересованными лицами, сторонами вашего проекта. Для чего это важно? Среди стейкхолдеров проекта, часто есть те кто выделяет и, как правило, это делают те кто выделяет вам ресурсы временные, человеческие, финансовые. Чем раньше, на этапе инициации проекта, вы достигните с ними соглашений, например, о выделении дополнительных человеческих ресурсов в рамках этапа абробации выпускаемой новой продукции. Вы понимаете, что потребуются дополнительные 5 человек на ночную смену. Конечно же с руководителями этих сотрудников лучше договориться заранее и уже на инициации стадии проекта эта заинтересованная сторона должна быть в курсе как минимум, как максимум вы должны получить соглашение данного стейкхолдера о том, что возможно будете использовать человеческий ресурс его подразделения. Как один из маленьких примеров, вы понимаете, что по ходу проекта у вас возникает большое количество вот этих заинтересованных сторон, которые так или иначе влияют, как на ход проекта, так и на его результат. Давайте с вами на экране посмотрим на пример, как может выглядеть анализ заинтересованных сторон проекта. Анализ заинтересованных сторон, может быть проведен самостоятельно лидером проекта или в групповом формате с кондиционной группой проекта. И у лидера, и у группы должно сформироваться четкое представление о том что анализ заинтересованных сторон не дает ни какой дополнительной информации об окружении бизнеса или проекта, а лишь позволяет систематизировать уже имеющуюся информацию под час, как правило, перевести ее с подсознательного уровня на уровень сознательного восприятия и исходя из систематизированной разложенной по полочкам информации наметить адекватную стратегию работы с заинтересованными сторонами. Итак, давайте с вами посмотрим. Коэффициент корреляции — это мера линейной зависимости между двумя переменными. То есть, неверное определение модальности заинтересованных сторон, например, мы не распознали опасного или влиятельного противника нашего проекта инициации, не задействовали мощного потенциального сторонника нашего проекта. Что мы для этого можем сделать? На этапе анализа заинтересованных сторон мы можем четко определить интересы заинтересованной стороны, причем, как личные с точки зрения мотивации, так профессиональные. Или еще одна из ошибок, которая может быть нами допущена в рамках этапа инициации проекта, это эмоциональная сложность работы с противниками проекта, которые мы предлагаем к внедрению. Перевод противника проекта в сторонники достаточно сложное мероприятие и рискованное. Поэтому, что мы можем сделать? Мы можем сделать его нейтральным сторонником использовать лиц, которые принимают решения, например, его руководителей или коллег на одном уровне с ним, которые позитивно будут влиять на его отношение к ходу проекта. Еще одной ошибкой, которой может быть с точки зрения работы с заинтересованными сторонами, это игнорирование тех, кого мы можем отнести к категории: «Они и так за нас». Вот в этом момент наша с вами задача помнить, что эту категорию заинтересованных сторон мы тоже не игнорируем, мы актуализируем их с точки зрения конкретного интереса, мотивации, как профессиональной, так и личной и занимаем с ними такую интенсивную партнерскую позицию, которая нам будет помогать в ходе реализации нашего проекта. Еще одной ошибкой при работе с заинтересованными сторонами является игнорирование или отсутствие дифференциации «нейтралов» по отношению к нашему проекту. Есть «нейтралы», у которых нет интереса в проекте и тогда их, по сути, можно не отвлекать и оставить нейтральными. А есть «нейтралы» с амбивалентным отношением к нашему проекту. Здесь важно усилить их интерес и проявить или прояснить и постараться уменьшить их опасения по отношению к реализации проекта и его результатам.
