[БЕЗ_ЗВУКА] В
предыдущем уроке мы рассмотрели три ключевых свойства
традиционного проекта: стоимость, время и качество.
А в данном уроке мы узнаем, как обычно выявляется, что на самом
деле хочет от проекта клиент и как правильно задокументировать его пожелания.
Давайте рассмотрим процесс планирования стартового совещания.
Важной частью первого шага методологии является обеспечение того,
чтобы все заинтересованные стороны имели единообразное представление о проекте.
Если клиент один, то добиться этого достаточно легко.
А если заказчиков несколько и у каждого свое видение бюджета и времени,
свое представление о качестве?
В этом случае единственный эффективный для вас способ обсудить все вопросы — провести
перед стартом проекта коллективное стартовое совещание.
Конечно, это не ваша задача как руководителя проекта решать,
что хочет в итоге получить клиент.
Ваша работа в том, чтобы организовать эту встречу и детально выяснить,
чего они хотят.
При этом практика показывает, что таких совещаний желательно провести два.
Первое — это собрание, о котором мы только что говорили,
после него в течение одной-двух недель вы выполняете шаги по планированию проекта,
со второго по восьмой в методологии, которые мы детально рассмотрим чуть позже.
И вновь проводите совещание, рассказывая участникам свой
план или даже несколько планов действий и спрашивая мнение заказчиков.
Здесь важно задать все интересующие вопросы и выработать согласованную позицию
всех участников и закрепить все принципиальные договоренности.
Конечно, такой подход более трудоемкий и представляет определенную головную
боль для вас.
Но именно он позволит на выходе продукта защититься от критики,
что вы выполнили что-то не так.
Позвольте дать несколько советов о трех ключевых акцентах стартовых совещаний.
Провести стартовое совещание, на котором необходимо выявить требования клиента.
Получить от клиента письменное подтверждение требований.
И ни в коем случае не начинать проект до подписания требований.
Далее, давайте более детально разберем шаг 1 — фиксирование деталей проекта.
Принципиальным и завершающим элементом первого этапа нашей 12-шаговой методологии
является документальное письменное оформление принципиальных договоренностей,
достигнутых на проведенных совещаниях.
Если этих совещаний не было,
то все равно очень важно получить определение проекта в письменной форме.
Это обезопасит вас в предстоящей работе и значительно облегчит ее, поскольку
при устном соглашении клиент будет постоянно вносить какие-то изменения,
пытаясь ускорить окончание проекта,
не всегда оплачивать дополнительный объем работы и так далее.
При устном соглашении всегда есть вероятность получить упреки в том,
что продукт сделан не так, как видел это заказчик.
Не исключено, что работу будут принимать люди,
вообще отсутствующие на старте проекта, не участвующие в совещаниях.
И в этом случае письменная форма всех деталей проекта, безусловно, поможет вам,
в том числе ускорить оплату выполненной работы.
Поэтому не испытывайте соблазна не фиксировать ваш проект в письменной форме.
И на самом деле это единственный способ доказать свою правоту,
если дело дойдет до судебных разбирательств.
Один важный практический совет: если вас просят сделать нечто,
что не вписано в проект, не поддавайтесь соблазну сказать «Я посмотрю,
что можно сделать» или «Я сделаю все, что в моих силах».
Дело в том,
что такие фразы всегда воспринимаются как ваше согласие что-то выполнить.
Так же будет воспринято произнесенное вами «Возможно» или «Я попробую».
Всегда надо говорить предельно четко, то есть да или нет.
При этом, если у вас есть согласованный план проекта,
вы всегда можете сказать в такой ситуации: «Я не могу этого сделать и вот почему».
Если вы скажете «Не думаю, что я смогу это сделать»,
то это негативно скажется на вашем имидже и оценке вашей квалификации.
Но если у вас есть, скажем, диаграмма Ганта, то, показав ее,
вы легко докажете свою правоту отказа, иначе говоря, старайтесь давать свои
обещания или обосновывать отказы на основании планирования.
О всех неожиданно возникающих отклонениях в ходе реализации проекта следует сообщать
заказчикам в письменном виде или по электронной почте,
согласовывая с ними предпринимаемые вами шаги в этом контексте.
Это опять-таки будет нужным на завершающей стадии сдачи проекта,
поможет ответить на возможные вопросы и напомнить клиенту о деталях,
которые легко забываются заказчиками, но принципиальны для вас.
Даже если проект идет без сучка и задоринки, все равно будет нелишним иногда
направлять клиентам email, просто информируя их о том, что уже сделано,
что будет выполнено, и выясняя, доволен ли клиент.
Можно также добавить: «Если я не получу от Вас ответа, значит,
Вы пока всем удовлетворены».
Вывод: обязательно фиксируйте все договоренности в письменной форме.
