В предыдущем уроке мы рассмотрели три ключевых свойства традиционного проекта — стоимость, время и качество. В данном уроке мы узнаем, как обычно выявляется, что на самом деле хочет от проекта клиент, и как правильно задокументировано его пожелание. Давайте рассмотрим процесс планирования стартового совещания. Важной частью первого шага методологии является обеспечение того, чтобы все заинтересованные стороны имели единообразное представление о проекте. Если клиент один, то добиться этого достаточно легко. А если заказчиков несколько, и у каждого свое видение бюджета и времени, свое представление о качестве? В этом случае единственный эффективный для вас способ обсудить эти вопросы — провести перед стартом проекта коллективное стартовое совещание. Конечно, это не ваша задача как руководителя проекта решать, что хочет в итоге получить клиент. Ваша работа в том, чтобы организовать эту встречу и детально выяснить, чего они хотят. При этом практика показывает, что таких совещаний желательно провести два. Первое — это собрание, о котором мы только что говорили. После него в течение одной-двух недель вы выполняете шаги по планированию проекта со второго по восьмой в методологии, которую мы детально рассмотрим чуть позже, и вновь проводите совещание. Рассказываем участникам свой план или даже несколько планов действий и спрашиваем мнения заказчиков. Здесь важно задать все интересующие вопросы и выработать согласованную позицию всех участников и закрепить все принципиальные договоренности. Конечно, такой подход более трудоемкий и представляет определенную головную боль для вас, но именно он позволит на выходе продукта защититься от критики, что вы выполнили что-то не так. Позвольте дать несколько советов о трех ключевых акцентах стартовых совещаний. Провести стартовое совещание, на котором необходимо выявить требования клиента. Получить от клиента письменное подтверждение требований. И ни в коем случае не начинать проект до подписания требований. Далее, давайте более детально разберем шаг один — фиксирование деталей проекта. Принципиальным и завершающим элементом первого этапа наших двенадцати шагов в методологии является документальное письменное оформление принципиальных договоренностей, достигнутых на проведенных совещаниях. Если этих совещаний не было, то все равно очень важно получить определение проекта в письменной форме. Это обезопасит вас в предстоящей работе и значительно облегчит ее, поскольку при устном соглашении клиент будет постоянно вносить какие-то изменения, пытаясь ускорить окончание проекта, не всегда оплачивать дополнительный объем работы и так далее. При устном соглашении всегда есть вероятность получить упреки в том, что продукт сделал не так, как видел это заказчик. Не исключено, что работу будут принимать люди, вообще отсутствующие на старте проекта, не участвующие в совещаниях. И в этом случае письменная форма всех деталей проекта, безусловно, поможет вам, в том числе, ускорить оплату выполненной работы. Поэтому не испытывайте соблазна не фиксировать ваш проект в письменной форме. И на самом деле, это единственный способ доказать свою правоту, если дело дойдет до судебных разбирательств. Один важный практический совет. Если вас просят сделать нечто, что не вписано в проект, не поддавайтесь соблазну сказать: "Я посмотрю, что можно сделать", или "я сделаю все, что в моих силах". Дело в том, что такие фразы всегда воспринимаются как ваше согласие что-то выполнить. Также будет воспринято произнесенное вами "возможно" или "я попробую". Всегда надо говорить предельно четко, то есть "да" или "нет". При этом, если у вас есть согласованный план проекта, вы всегда можете сказать в такой ситуации: "Я не могу этого сделать, и вот почему". Если вы скажете: "Не думаю, что я смогу это сделать", то это негативно скажется на вашем имидже и оценке вашей квалификации. Но если у вас есть, скажем, диаграмма Гантта, то, показав ее, вы легко докажете свою правоту отказа. Иначе говоря, старайтесь давать свои обещания или обосновывать отказы на основании планирования. О всех неожиданно возникающих отклонениях в ходе реализации проекта следует сообщать заказчикам в письменном виде или по электронной почте, согласовывая с ними предпринимаемые вами шаги в этом контексте. Это опять-таки будет нужным на завершающей стадии сдачи проекта, поможет ответить на возможные вопросы и напомнить клиенту о деталях, которые легко забываются заказчиками, но принципиальны для вас. Даже если проект идет без сучка и задоринки, все равно будет не лишним иногда направлять клиентам email, просто информируя их о том, что уже сделано, что будет выполнено и выясняя, доволен ли клиент. Можно также добавить: "Если я не получу от вас ответа — значит, вы пока всем удовлетворены". Вывод: обязательно фиксируйте все договоренности в письменной форме.
