先介绍一下前一段我的 一个经历。
大概在两、 三个月之前呢,我们参与了一个科技部的项目。
那这个项目总共有 17 个人共同申请,分布在四个城市,合肥、 南京、 北京和长春。
那么对于这样一个项目,我们要共同去完成很多事情,比如我们要一起去写申请书,
一起要准备答辩,然后,呃,包括后面预算等等很多 问题要进行协调。
那这样一个大的工程我们该怎么去
合作,怎么去协作呢?当然聚到一起来工作是不太现实的,而且成本太高了。
那么如果我们用电子的方法,实现文件的一个交流,肯定是要比到一起协作要 方便很多。
那有没有更好的方法呢?其实是有的。
但由于很多人对新的技术并不熟悉,或者说他不愿意去接受 新的技术,当然也有可能是新的一些解决方案
确实存在一些问题,所以后来的协作方法依然采用邮件来进行协作。
也就是说当我们拿到一个底稿之后,通过邮件分发给所有 参与人员,每个人再将他的修改意见反馈回来。
然后由一个人去进行修改,大家想一下这样 经过一轮发出
16 封邮件,然后你会得到 16 封反馈的邮件,
然后你会把,你需要把 16 封邮件中进行修改的地方然后再
整理出来,整理成一个文件,然后再反馈给大家,这其实是 一个非常大的工作量。
如果能够采用在线协作方法,其实工作量至少会 减少一倍以上,就是你的效率至少会提高一倍。
后来在这个档案团队当中, 依然没有采用更、 更高效的方法,
但再往后,我们有一个小团队,只有三个人的时候,我们就采用 在线协作方法。
我们可以明显感觉到效率有了一个极大提升。
在线协作有什么好处呢?就是我们每个人看到都是最新的 文档,每个人只在最新文档上进行修改,这样就
避免了不同人对同一个地方重复进行修改的时间。
同时,每个人可以看到别人的修改情况,可以了解别人的一些思路。
还有就是因为我们在一个地方修改,所以我们就避免了去合并文档所带来的一些问题,
以及所消耗的时间,所以这种方式就比 邮件的方式协作效率要提升了很多。
有哪些工具可以实现 这样的功能呢?其实现在这种工具非常多,有通用的、 也有专业的。
比如通用的像 Google Docs,像微软的 Office 9 以及像
Zoho,还有像中国在去年刚推出的一个工具叫"石墨" 那这些都可以实现一个在线的实时协作。
还有"有道云笔记",号称也可以实现实时协作,还有很多其他 工具针对一些专业的、
小众的市场,像在线编程、 在线的思维导图等等的,大家都可以实现同步来处理一个文档或者处理一个思维导图。
这样都可以提升协作效率和沟通效率。
在后面几节内容当中,我会给大家介绍不同的在线协作工具,希望你对这些工具有一个了解
另外至少能够掌握一个在线协作工具,在你需要的时候,你可以利用这个平台来进行协作。
这样可以大大提升你的工作效率。