Коллеги, в этом видео мы поговорим о содержании и оформлении ячеек — основных структурных единиц таблиц, обсудим, чем отличается оформление и значение ячейки, какие бывают стилевые и числовые форматы ячеек таблиц, как переносить форматы и значения, очищать их. Также поговорим про условное форматирование — изменение внешнего вида ячеек в автоматическом режиме в зависимости от их содержания. Рассмотрим с вами основные параметры стилевого форматирования для начала в этой таблице, где перечислены также и числовые форматы. Что относится к стилевому формату? Это тип шрифта, его размер, полужирный, курсив, зачеркнутый, цвет текста, который можно поменять здесь, заливка ячейки, она может отсутствовать — «Сбросить параметры», может быть выбрана из палитры. Границы ячеек, у которых настраивается также здесь цвет и толщина. Выравнивание как по горизонтали, так и по вертикали — это отдельные две клавиши. А также перенос текста, то есть если текст не помещается в ячейку, то есть опция, когда он перекрывает соседние ячейки; есть опция, когда он переносится по словам; и есть опция, когда текст просто не помещается целиком в ячейку и обрезается. Кроме того, несколько ячеек можно объединять. Но есть важный момент — если в ячейках хранились данные, в каждой из них, и вы их объединили, вас предупредят о том, что при объединении остаются только данные из верхней левой ячейки — собственно, в нашем случае это заголовок «Формат». Об этом важно помнить в будущем, в том числе при работе с формулами, хотя я вообще не очень рекомендую часто пользоваться объединением ячеек, он может подходить для объединения заголовков в группы, но в самих таблицах с данными лучше этого избегать, это зачастую приводит ко многим проблемам. Давайте вернем наши форматы на место и поговорим вообще о том, что такое формат и чем он отличается от содержания ячейки. То есть сейчас мы с вами, меняя заливку, цвет текста, выравнивание перенос текста и что-то другое, например, вид шрифта, тип шрифта, мы меняли только оформление ячейки. Если говорить про ячейку абстрактно как про некий контейнер, то можно сказать, что у этого контейнера есть содержание, а есть внешнее какое-то отображение, оформление. Формат — это всего лишь внешнее отображение. Формат не равен значениям, или, иначе говоря, карта — не есть территория, то есть внешнее отображение данных не обязательно отражает эти данные. Особенно это касается, конечно, чисел, о которых мы сейчас с вами тоже поговорим. Вы можете видеть в ячейке число 1, но это может быть на самом деле округленным числом, и на самом деле там 1,49. Вы можете в ячейке видеть отрицательное число, а на самом деле там будет положительное, потому что такой настроили формат, и так далее. Поэтому есть содержимое ячейки — это, например, текст или числа, их всегда можно видеть в строке формул. И мы с вами сейчас, меняя форматирование, никак не затрагивали, собственно говоря, значение ячеек. Говоря про числа, как я говорил, истинное значение числа не всегда будет соответствовать тому, что вы видите в ячейке визуально. Например, в ячейке B4 у нас миллион. Мы видим, что это миллион с разделенными разрядами без знаков после запятой. Но если заглянуть в строку формул, мы увидим, что на самом деле у этого миллиона есть еще дробная часть — 0,34 и так далее. И в самой ячейке ее не видно, просто потому что у нее формат с округлением, но на самом деле это число отличается, например, от числа в ячейке B3, в котором знаков после запятой нет. Это уже про числовые форматы, то есть про то, как отображаются количественные данные в ячейках. Давайте поговорим о том, какие собственно говоря форматы числовые в таблицах существуют. Автоматически это формат по умолчанию — мы его видим во второй строке. Он хорош тем, что у чисел с дробной частью она отображается, а у чисел без нее — нет. То есть не бывает пустых нулей после запятой, 1000,00, но при этом если есть знаки после запятой, они будут отображаться. Разделителей разрядов здесь нет, то есть большие числа читать сложно. Для этого есть более удобный формат, который называется «Число». Собственно говоря, его можно вызвать в меню форматов, как и все остальные форматы. Вот здесь оно находится, в нашем меню, под кнопкой с надписью «1 2 3». И в этом формате появляются разделители разрядов, то есть миллионы, миллиарды, тысячи, единицы разделены небольшим пробелом. Знаки после запятой по умолчанию тоже есть, но их можно добавлять и убирать вот этими кнопками рядом с кнопкой формата на панели инструментов. В строке 4 мы видим как раз формат «Число», но там я убрал знаки после запятой. Процентный формат в пятой строке подходит для отображения долей отклонений. Одна единица — это 100 %, и не нужно в формулах умножать результат на 100 %, когда вы считаете долю или темп роста или темп прироста, лучше просто использовать процентный формат. Для него даже есть отдельная клавиша на панели инструментов. Кстати, знаки после запятой по умолчанию будут появляться, но, как правило, все-таки сотые доли процента ни к чему, поэтому можно их убрать той же самой кнопкой, что и в случае с числами. В шестой строке мы с вами видим так называемый экспоненциальный формат: он подходит для отображения очень больших и очень малых чисел. Как его читать? Буква E и знак +/− после нее означают порядки или степени десятки или нули, которые в этом числе есть. То есть число с огромным количеством нулей — это, например, 1,00E + 28, как в нашем примере. E + 25. Это 25 знаков, 25 нулей, 25 порядков, то есть число, которое просто по длине может не поместиться в ячейку. А если, например, этот формат применить с помощью копирования, форматирования вот так к минус миллиону, мы увидим, что миллион — это, собственно говоря, единица и шесть знаков, шесть нулей: 1,00E + 006. При этом знак в самом начале означает плюс, минус, то есть число положительное или отрицательное, а вот знак после буквы E означает большое это число или малое, потому что знак минус после буквы E означает разряды после запятой. То есть со знаком минус это будет число вот такого вида, когда у вас после запятой огромное количество нулей. Видите, это, например, 1E − 25, то есть это единичка и 25 нулей после запятой, то есть очень-очень малое число. Просто для краткости их используют. Но при этом отмечу, что на практике, конечно, мы с такими большими числами очень редко работаем, когда работаем с финансами или управленческой отчетностью или с чем угодно еще. Поэтому используются они достаточно редко. Следующий формат — «Финансы». Мы видим его в седьмой и восьмой строке, это два разных типа. В первом случае добавляется символ валюты с выравниванием влево, есть знак минус, если число отрицательное. Есть знаки после запятой, которые можно убирать. Вместо нуля будет использоваться прочерк в таком формате. Это мы можем увидеть сейчас, когда я ввел ноль. Второй финансовый формат можно условно назвать бухгалтерским, потому что именно в бухгалтерской управленческой отчетности принято отображать отрицательные числа в скобках и без знака минус. В остальном же он похож на числовой. Есть знак «Валюта», который похож на финансовый, но в отличие от финансового формата знак валюты отображается рядом с числом, а ноль отображается как число, а не как прочерк. И следующая строка «Валюта с округлением» — это, собственно говоря, тот же самый формат, в котором я просто убрал с помощью этих кнопок знаки после запятой. Итак, давайте далее обсудим, как переносить форматы и значения с одних ячеек таблицы на другие. Мы один раз уже это проделывали, но сейчас более подробно обсудим. Что происходит, когда мы копируем ячейку, например, через Ctrl + C или щелкнув правой кнопкой, выбрав пункт «Копировать», и потом вставляем ее куда-то? Переносится и формат, и содержимое. То есть здесь перенеслось и полужирный шрифт, и его размер, и выравнивание по центру, и сам текст «Число» тоже был перенесен. А что если мы хотим перенести только формат, например, взять выравнивание, заливку и все прочее и сделать вот эту ячейку вот этого же вида, не меняя ее содержимое? Для этого как раз нужна кисточка «Копировать форматирование». Вы сначала выделяете ячейку-образец, щелкаете на «Копировать форматирование», затем выделяете ячейку или даже несколько, диапазон, на который нужно перенести форматирование. То есть данные там сохранились исходные, было перенесено только форматирование. Есть также и другой вариант: можно нажать Ctrl + V, а потом во всплывающем меню выбрать «Вставить только формат». Аналогично мы работаем и с переносом значений, то есть если вам нужно вставить только число, не меняя, например, формат, то есть, допустим, здесь была ячейка с какой-то заливкой. Если вы просто вставите Ctrl + V, она исчезнет, а вам нужно перенести только число, сохранив форматирование. Вы можете щелкнуть правой кнопкой, выбрать «Специальная вставка», «Вставить только значение». Либо же для этого еще подойдет сочетание клавиш Ctrl + Shift + V. Далее, коллеги, также можно и удалять форматирование ячейки или удалять содержимое ячейки. Когда мы нажимаем Delete, на самом деле мы удаляем только данные — формулу или текст или дату и так далее. Если же, наоборот, нам нужно удалить только форматирование, можно использовать сочетание клавиш Ctrl + \ (обратный слеш). Это не затронет числовой формат и не затронет данные, но очистит заливку, объединение ячеек, выравнивание текста, свойство текста и так далее. Давайте теперь посмотрим на форматы даты, даты и времени в Google таблицах. Здесь у меня формула ТДАТА(), или NOW, которая просто возвращает текущую дату и время. И в таком формате используется формат «Дата и время», то есть когда показывается дата в привычном нам формате и время через пробел. Но есть также формат просто «Дата»: мы видим здесь 02.06.2019, время ушло. Также можно использовать формат только «Время», когда исчезнет соответственно дата. Ниже вы видите форматы с большим количеством параметров, хотя это та же самая текущая дата и время, к которой возвращаются функции. У них просто другой формат. Как создать такой формат? Зайти в меню «Формат», «Числа», и здесь внизу есть пунктик «Другие форматы», «Другие форматы даты и времени». И здесь можно собирать из отдельных кирпичиков ваш формат. То есть видите, я выбрал и день недели — можно его удалить, можно оставить. Поставил после него запятую, выбрал день, причем день тоже можно поменять, тип его записи — вторник, вт, день с нулем, день без нуля, то есть дата. Выбрать, как вы будете показывать месяц, выбрать обозначение года, добавить букву г. с точкой или не добавлять ее, то есть можно удалить, написать любой текст. Разделить все это запятыми или двоеточиями, как вам угодно. Нажать «Применить» и создать свой уникальный формат. Сейчас получился вот такой: дата без нуля, название месяца полное, год краткий, пробел, запятая и потом время в привычном нам формате. Но можно, в принципе, было применять и другие форматы. Коллеги, теперь поговорим про условное форматирование. Это по определению форматирование в зависимости от тех или иных условий. То есть автоматическое изменение внешнего вида ячеек в зависимости от их содержимого. Условное форматирование вызывается в меню «Формат», «Условное форматирование». Предварительно нужно выделить ячейки, к которым вы будете его применять. В нашем примере давайте автоматически закрашивать ячейки с продажами выше 2,5 тысяч, например. Зайдем в меню «Условное форматирование». Справа появится такой сайдбадр, панель для настройки условного форматирования. Здесь можно выбрать одно из правил. Можно, например, автоматически менять форматирование ячеек, которые содержат хоть какие-то данные или которые не содержат данные, то есть красить ячейки, которые нужно заполнить. Красить ячейки с каким-то текстом — мы на это посмотрим позже. Красить прошедшие даты или не прошедшие. И также есть ряд правил для работы с числами, собственно, мы к ним и приступим. То есть «Больше», если мы введем 2500, и далее выберем, например, заливку зеленым салатовым цветом, нажмем «Готово», автоматически все ячейки вам в нашем диапазоне, у которых значение более 2,5 тысяч, будут заливаться этим цветом. При этом это все происходит автоматически, то есть как только у какой-то ячейки поменяется значение, она будет покрашена. И в обратную сторону тоже: если уменьшились значения, заливка исчезнет. Если вы в будущем захотите правило это удалить, достаточно в этой боковой панели «Условное форматирование» нажать на корзинку с удалением. А если, наоборот, захотите расширить диапазон, то можно также зайти сюда и изменить диапазон, к которому вы это правило применяете. Давайте также рассмотрим, как работать с текстовыми значениями в условном форматировании. Вернем оформление на нашем первом листе для текстовых ячеек, выделим их и добавим правило условного форматирования, используя панель этого инструмента. И здесь выберем «Текст содержит». Давайте автоматически форматировать ячейки, например, содержащие слово «финансы». Тогда напишем слово «финансы», выберем, например, синий цвет и полужирный шрифт и увидим, что две ячейки, в которых это слово встречается, они автоматически получили такое форматирование. При этом опция «Текст содержит» означает, что указанное вами слово или текст встречаются в любом месте, а если бы вы хотели только ячейки, в которых строго написано слово «финансы», вы бы выбрали пункт «Текст в точности». И тогда, видите, покрасится только ячейка в седьмой строке, где ничего, кроме этого слова, собственно говоря, нет. Итак, коллеги, в этом видео мы с вами поговорили о том, что ячейка имеет содержание, то есть значение или формулу, и форматирование — числовое или стилевое, и что это две разные независимые сущности, копировать которые можно как вместе, так и отдельно — только значение или только формат. Кроме того, посмотрели, как работать с условным форматированием.
