Коллеги, добрый день! В этом видео мы поговорим о совместной работе в Google-таблицах, о том, как происходит взаимодействие с другими пользователями в режиме реального времени, какие бывают виды доступов к файлам и как их давать, как общаться в чате и комментариях, отмечать коллег в комментариях, просматривать историю изменений и просмотров документа. Сначала мы обсудим, как открывать доступ к вашим документам другим пользователям. Напомню, если вы создаете новый документ и начинаете в нем работать, то по умолчанию он будет доступен только вам, вы владелец документа. Даже если вы скинете ссылку на этот документ своему коллеге, зайти он не сможет, у него откроется окно «Запросить доступ», после нажатия на которое вам придет письмо с соответствующей просьбой, а вам уже решать, открывать его или нет. Только владелец может файл удалить, даже если он откроет доступ на просмотр другим пользователям. Давайте посмотрим, какие типы доступа бывают на примере нашей с вами таблицы, которую мы создавали в первом уроке. Это пока пустая таблица. Напомню, в правом верхнем углу есть кнопка «Настройки доступа», и, если там нарисован замок, это значит, что файл доступен только вам, только владельцу документа, о чем говорит всплывающая подсказка. Если нажать сюда, далее появляется окно, куда можно ввести email'ы или имена пользователей, например, я могу добавить свой рабочий email, и справа есть кнопка, в которой можно выбрать один из трех вариантов доступа: редактирование, комментирование и просмотр. Чем они отличаются? Доступ на редактирование означает, что если я сейчас открою этому аккаунту такой доступ, он сможет менять значения в ячейках, менять их форматирование, создавать и удалять листы, добавлять фильтры в документ и давать доступ на редактирование другим людям, если это отдельно не запретить. То есть редакторы могут добавлять новых редакторов. Доступ на комментирование означает, что пользователь не сможет ничего редактировать, но, помимо того, что он сможет просматривать документ, он также сможет оставлять комментарии к файлам и видеть комментарии, которые оставляют другие пользователи. Доступ на просмотр означает, что пользователь может открыть документ, увидеть все его содержимое. Он не сможет изменить ячейки, никак их редактировать, менять форматирование, убрать, например, фильтр, отсортировать данные или открыть кому-то еще доступ. Он может только файл просмотреть. При этом доступ на просмотр может быть с правом скачивания и копирования документа или без такового. Это все, все эти три опции касались пользователя, которому мы открываем доступ по конкретному email. То есть если я сейчас нажму «Отправить», то мне, моему аккаунту, которому я открываю доступ, придет письмо соответствующее. Кстати, письмо можно и не отправлять, если убрать галочку «Оповестить пользователей». Но также доступ можно открывать и по ссылке, если нажать на кнопку в правом верхнем углу. Здесь будет те же самые опции: редактирование, комментирование и просмотр, но они уже будут касаться всех людей, у кого есть ссылка. То есть стоит открыть доступ на редактирование всем, у кого есть ссылка, и далее любой, у кого она будет, сможет изменять ячейки, так же удалять, добавлять листы и так далее. При этом если вы зайдете в расширенные опции, то вы можете запретить или не запретить редакторам добавлять новых пользователей и менять настройки доступа. Вот эта галочка внизу будет означать, что, даже если пользователи с доступом на редактирование смогут менять ячейки, они не смогут новым людям дать доступ. И здесь же есть галочка, которая касается тех, у кого есть доступ на комментирование и просмотр, можно им запретить файл скачивать как Excel, копировать из него данные, выводить на печать. То есть тогда в принципе человек никак не сможет ваши данные забрать, он сможет их только визуально наблюдать, если эта галочка активирована, ну и переписать от руки, то есть он даже не сможет их скопировать ни в какую другую программу или скачать файл. Также давайте посмотрим на доступы, которые касаются рабочих аккаунтов. Если у вас в компании есть G Suite, то есть корпоративный пакет, и, соответственно, у вас есть свой доменный адрес с корпоративными ящиками, сейчас мы смотрим именно на такую таблицу в моем рабочем аккаунте в компании «МИФ», то что можно видеть? Что здесь еще появляются опции редактировать, комментировать или просматривать только для тех пользователей, у которых есть ящик ваш корпоративный, то есть в вашем домене. Вы можете открывать доступ по ссылке только вашим коллегам, имеющим такую же корпоративную почту. Впрочем, вы также сможете и давать доступ по ссылке всем, если зайти в пункт «Еще», «Для всех, у кого есть ссылка», то есть даже за пределами вашего корпоративного домена. И есть вот такой пункт сверху, который существует и в корпоративных аккаунтах, и в обычных, он называется «Включить для всех в интернете» доступ по ссылке. Это будет означать, что документ сможет найти абсолютно любой пользователь Сети через поиск Google. У меня был такой случай, я однажды искал какую-то статистику и случайно попал через поисковую систему на чью-то таблицу, вероятно, это была какая-то управленческая отчетность, и у это таблицы, видимо, ошибочно, был настроен именно такой доступ. Коллеги, давайте теперь обсудим и посмотрим, как выглядит взаимодействие с другими пользователями в ходе параллельной работы, когда в документе работают одновременно несколько человек. Аватарки других пользователей, работающих с документом, отображаются рядом с иконкой чата, и у каждой есть свой цвет контура. Если фото или аватарки нет, будут просто инициалы пользователя. Если щелкнуть на иконку этого пользователя, вы попадете в ячейку, в которой он находится, то есть в большом документе вы можете сказать: «Коллеги, щелкните на меня», люди попадут в то место документа, в ту ячейку, где вы находитесь. Если файл открыт для просмотра по ссылке, то пользователям, которые его просматривают и не имеют при этом аккаунта в Google, будут присваиваться аватарки и имена животных каким-то случайным образом. Ваша активная ячейка выделяется синим контуром, а у других пользователей вы видите те ячейки, в которых они находятся, которые у них активированы, в соответствии с цветом их аватарки, с цветом контура их аватарки. При наведении мышкой на ячейку, в которой кто-то есть, будет появляться имя пользователя, который в ней находится. Если кто-то прямо сейчас редактирует ячейку, у нее будет серая заливка. Таким образом вы можете видеть, что сейчас эту ячейку лучше не трогать, пока кто-то не закончил редактирование. Справа от меню «Справка» есть информация о последних изменениях в документе. Если щелкнуть на эту надпись, можно будет просмотреть историю изменений. Вот так она выглядит. Всегда можно откатиться до любой из версий. При щелчке на иконку чата справа от аватарок пользователей, появится чат, в котором можно переписываться в рамках документа. Коллеги, давайте теперь поговорим о комментариях и примечаниях. Комментарий к ячейке — это сообщение, у которого всегда есть автор и время создания и у которого может быть адресат. При этом комментариев к ячейке может быть несколько. Примечание — это текст, который отображается при наведении на ячейку во всплывающем окне, у него нет ни автора, ни адресата, ни времени создания, и примечание может быть только одно у одной ячейки. Комментарии в таблицах можно оставить к любой ячейке. Давайте посмотрим, как это выглядит. Как правило, комментарии используют, когда у документа есть несколько редакторов или читателей и нужно обратить внимание коллег на какой-то момент. И на ваши комментарии могут отвечать другие соавторы. Итак, как мы видим, у комментария появилась моя аватарка и имя, я могу написать здесь, например: «Коллеги, посмотрите, какая-то ошибка в ячейке», то есть какой-то текст написать. Кроме того, если я поставлю «+» и начну вводить какой-то ящик, я могу пригласить к обсуждению кого-то из коллег, назначить ему задание, нажать «Назначить задачу», здесь появится исполнитель, то есть мой другой аккаунт. И, соответственно, мне придет письмо о том, что «вас отметили в такой-то ячейке», и я смогу ответить здесь, продолжить дискуссию, например: «Исправил». И после этого, например, нажать галочку «Вопрос решен», после чего цепочка комментариев исчезнет. Но тем не менее она все равно останется в истории комментариев, ее можно всегда открыть, посмотреть и даже открыть повторно, то есть вернуть на лист. Обратите внимание, что если на листе есть активные комментарии, то у названия листа появляется вот такая иконка с количеством комментариев. При этом если вы владелец документа, вам будут приходить уведомления обо всех новых комментариях со ссылкой и возможностью ответа, но эти уведомления можно отключить также в истории комментариев, то есть только оставить комментарии, которые касаются лично меня, либо же вообще отключить полностью уведомления обо всех комментариях. Так, еще раз напомню, если поставить «+» и начать вводить email вашего коллеги, вы сможете отметить его в комментарии, ему придет письмо, таким образом вы сможете обратить внимание на конкретную проблему. Уголок ячейки, в которой есть комментарий, в правом верхнем углу, становится такого оранжевого цвета. И если на него, на нее, вернее, на ячейку, навести курсор, то вы увидите сам комментарий и все ответы. Чем отличаются от комментариев примечания? Как я уже отмечал, примечание не имеет автора и не имеет времени, даты создания. На него нельзя ответить. Его нельзя скрыть, его можно просто удалить. Как правило, примечания используют, чтобы дополнительно раскрыть какой-то вопрос, написать длинный комментарий к ячейке, который не поместился в заголовок, и так далее. При этом если вы замечаете, что если у вас очень много примечаний в каком-то столбце, в каждой второй ячейке, возможно, имеет смысл просто создать новый столбец, который так и будет называться, «Примечания», и писать прямо в нем. То есть примечание — это все-таки какая-то разовая вещь, когда нужно подробно раскрыть какой-то текст, который не помещается в ячейке. Коллеги, в этом видео мы поговорили об аспектах совместной работы с таблицами, о том, как открывать доступ другим пользователям, о том, как происходит взаимодействие с ними при одновременной работе в документе, и о том, чем отличаются комментарии и примечания и для чего их нужно использовать.
