Коллеги, добрый день. В этом видео мы поговорим о сортировке и фильтрации данных в таблицах, обсудим существующие инструменты для сортировки по одному и нескольким столбцам, а также рассмотрим все существующие типы фильтров в таблицах для совместной и индивидуальной работы. Эти инструменты нужны для многих повседневных задач: от построения топа продаж для отбора необходимой вам информации в общей базе данных. Начнем с сортировки и с определения. Это упорядочение массива данных в соответствии со значениями одного или нескольких полей, то есть столбцов этого массива. Например, упорядочивание таблицы со списком сотрудников по алфавитному порядку их фамилий. Или построение топа продаж: то есть сортировка таблицы с данными о продажах по возрастанию количественных данных. Без этой опции не обойтись при работе с данными, ведь она позволяет их структурировать, выводить самые значимые или слабые позиции и сравнивать их друг с другом. Все опции для сортировки данных в таблицах доступны в меню «Данные». Давайте на них посмотрим. Будем работать с таблицей, в которой перечислены книги, с их тематиками и продажами за несколько лет. Итак, меню «Данные», где первыми двумя пунктами есть такая опция, как «Сортировать лист по столбцу A», причем столбец A только потому что я сейчас в нем находился. То есть столбец, который у вас в данный момент активирован, и будет предлагаться здесь для сортировки. Соответственно если вы выберете первый пункт, это будет сортировка по возрастанию, иначе — по убыванию. Вот, например, это сортировка по столбцу C по возрастанию. Чтобы ее вернуть назад, нажмите Ctrl + Z. И по убыванию тоже можно отсортировать, выбрав второй пункт. При этом это, на мой взгляд, не самый удобный способ. Позже я уточню почему. Кроме того, если выделить целый диапазон, то будут активированы третий и четвертый пункт в меню «Данные» — сортировать уже диапазон, а не лист по столбцу A. То есть теперь сортировка будет происходить в рамках тех строк из столбцов, которые вы выбрали, а не в рамках всего листа, о чем я говорил, что не очень удобно сортировать весь лист, могут отсортироваться данные, которые вам не нужно было сортировать. Поэтому с диапазоном это удобнее, но при этом здесь тоже есть ограничение — сортировать вам будет предлагаться по тому столбцу, с которого вы начали выделять диапазон. То есть я начал выделять диапазон, начиная со столбца A, именно по нему мне и предлагается этот диапазон сортировать по возрастанию и убыванию. Поэтому на самом деле самый полезный и всеобъемлющий инструмент сортировки — это пункт «Сортировка диапазона», пятая сторока, пятая опция в меню «Данные», потому что это гораздо более гибкий инструмент, который позволяет все настраивать. Мы выделили всю таблицу, которую хотим сортировать, и заходим в этот инструмент. Здесь указано, о каком диапазоне идет речь: A1 — E42. Здесь можно выбрать, есть ли у вас заголовки. У нас они есть в первой стороке, поэтому мы выделяем эту опцию, после чего нам предлагается сортировать по любому из этих заголовков, то есть вне зависимости от того, как мы этот диапазон выделяли, в какой ячейке мы находились в этот момент, мы можем сортировать по любому из вариантов, по возрастанию или по убыванию. Давайте по 2018 году отсортировать по убыванию — увидеть самые продаваемые книги в этот год. Кроме того, чем еще хорош этот инструмент — тем, что он позволяет сортировать по нескольким уровням. То есть, например, мы можем сначала отсортировать по тематикам, то есть сгруппировать товары по нашим тематикам, например, в алфавитном порядке или в обратном алфавитному, а потом в рамках каждой тематики посмотреть на самую продаваемую книгу. То есть мы сначала сортируем по тематике, а потом добавляем еще один столбец — здесь есть такая кнопка, и выбираем сортировку, например, по 2019 году по продажам, можно оставить по возрастанию, можно поставить по убыванию. Если вдруг захотите отменить сортировку по одному из дополнительных уровней, нажмите здесь на корзину. Итак, нажимаем на «Сортировать», и что мы видим? Что тематики отсортированы по алфавитному порядку — это первый уровень сортировки, то есть сначала идет группировка по конкретной тематике, в рамках нее самые продаваемые в 2019 году книги идут наверху. Можно, конечно, сортировать по трем и более уровням в зависимости от ваших задач. Итак, давайте теперь поговорим про фильтры и начнем с определения фильтрации — это отбор и отображение только тех строк, которые соответствуют заданным критериям в одном или нескольких столбцах. Соответственно фильтр в таблицах — это инструмент, который позволяет фильтрацию реализовать. Это часто использующийся на практике инструмент, о котором вы с высокой вероятностью могли слышать или использовать его в Excel. Им можно решать многие задачи, например, отобразить только открытые или только закрытые сделки в реестре всех сделок по определенным категориям товаров, показать только сотрудников одного отдела в списке, вывести все филиалы одного федерального округа с продажами ниже определенного уровня и так далее. Давайте разберемся с типами фильтров в Google таблице. Обычный фильтр, который можно активировать, нажав на кнопку «Создать фильтр» на панели, — это фильтрация, которая будет создаваться в выделенном диапазоне, сейчас я выделил нашу таблицу из пяти столбцов, и которая будет отображаться у всех пользователей. То есть если вы документом пользуетесь совместно, создали фильтр и, например, выбрали в нем в одном из столбцом только книги направления бизнес, это будет отображаться абсолютно у всех пользователей этого документа, то есть они тоже не будут видеть скрытые строки, как и вы. И если это пользователи с доступом на редактирование, они смогут также нажать на кнопку фильтра и, например, вернуть все категории в отображении или сделать другую фильтрацию. Но в любом случае у всех пользователей будет видно то, что отфильтровано. При этом у пользователей с доступом на просмотр вообще не будет возможности фильтры изменить, то есть если вы скроете большинство категорий, оставите только одну, пользователи с доступом на просмотр, как и все остальные, будут видеть только эти четыре строки, но они еще и не смогут с этим фильтром ничего поделать, они никак не смогут скрытые строки отобразить. В фильтре можно выбирать и несколько категорий, в фильтре можно и сортировать и количественные данные и текстовые. В фильтре можно также выбирать условия, похожие на те, что в условном форматировании, то есть, например, текст содержит какую-то определенную фразу или слово. Как я уже сказал, этот фильтр не очень удобен для совместной работы, потому что он виден абсолютно всем пользователям и может мешать им наблюдать то, что скрыто из-за этого фильтра. Но, к счастью, в Google таблицах есть специальные фильтры для индивидуальной работы. Если нажать на кнопку «Фильтры», на такую маленькую стрелку рядом с основной кнопкой фильтров, то появится меню «Создать новый фильтр», появится такая темная рамка вокруг экрана с именем фильтра и диапазонами. И что это означает? Это означает, что это индивидуальный фильтр, который никак не будет влиять на то, что происходит на рабочем листе. Ему можно дать имя, то есть сохранить его, например, «Книги по бизнесу», чтобы было понятно в будущем, о чем идет речь. как-то в нем отфильтровать данные, например, только книги по бизнесу и вот таким образом расширим диапазон, видим, что 42-я строка не попала в него и ошибочно фильтруется. Теперь она исчезла. Итак, вот сейчас процесс фильтрации другим пользователям не виден, хотя каждый пользователь может в этот фильтр зайти. Как только я из него уйду, он сохранится, но он в отличие от обычного фильтра на листе никак не мешает другим пользователям. При этом другой пользователь может к нему обратиться. Видите, он сохранился под своим именем «Книги по бизнесу», и это очень удобно. Если у вас большой документ, где работает много людей, и одному нужно смотреть на открытые сделки, а другому нужно смотреть только на сделки с этой компанией, третьему нужно смотреть на крупные сделки, каждый может создать свой фильтр, дать ему имя, заходить в него, и каждый будет работать в своем этом срезе, в своем индивидуальном фильтре. Причем если зайти в фильтр и щелкнуть на адресную строку в браузере, можно обратить внимание: здесь в конце будет вот такая надпись FV ID с номером фильтра. Если скопировать ссылку целиком и отправить коллеге, он сразу попадет в ваш фильтр и будет его наблюдать. Вот эти фильтры, которые также называются Filter views, их еще называют режим фильтрации, это оптимальное решение для совместной работы. Их можно друг другу передавать, они не мешают другим пользователям. При этом в фильтр может зайти любой пользователь с доступом на редактирование и его изменить, и фильтр может просмотреть любой пользователь с доступом на просмотр, но изменить его он соответственно не сможет. Давайте теперь посмотрим, как можно работать с фильтром тем пользователям, у которых есть доступ только на просмотр. Например, это оглавление Telegram канала, где есть темы статей, и я сейчас зашел с аккаунта, у которого есть только доступ на просмотр. Собственно говоря, здесь включен доступ на просмотр по ссылке для всех, кроме меня — владельца файла. Это видно по этой кнопке с режимом. И видим, что практически все опции здесь неактивны, кроме фильтра. Здесь есть кнопка, но он называется «Создать новый временный фильтр». Мы также можем создать фильтр, мы не можем изменить его имя, но мы можем, например, для себя выбрать только одну из тем или несколько и смотреть данные. Этот фильтр не будет доступен и виден вообще никому, даже редакторам файла и владельцам файла, и если из него сейчас выйти, в него можно вернуться. Но как только вы закроете документ, этот временный фильтр в соответствии со своим названием исчезнет. То есть это такая возможность разово фильтровать данные для тех, у кого есть доступ только на просмотр. Итак, коллеги, в этом видео мы с вами поговорили о сортировке и фильтрации данных. Хочу еще раз проговорить важный момент. Существует фильтр на рабочем листе, обычный фильтр, и фильтры в режиме фильтрации, когда результат работы фильтра не виден другим пользователям. Используйте обычный фильтр, если результат фильтрации нужно видеть всем пользователям, и индивидуальные фильтры, если вы хотите сами работать в своем фильтре и не мешать коллегам.
