Коллеги, в этом видео мы будем знакомиться с интерфейсом Google Таблиц, научимся создавать новые документы разными способами, обсудим отличия таблиц от Excel и поговорим о том, как выгружать данные в Excel и обратно. Давайте начнем с создания новой таблицы, поговорим о том, как это может происходить. Как правило, мы создаем таблицу либо с экрана Google диска, либо со стартового экрана собственно Google таблиц. Сейчас на экране мы видим стартовый экран Google таблиц docs.google.com/spreadsheets. Здесь есть кнопка для создания нового документа, а также ряд шаблонов, также есть кнопка для перехода в галерею шаблонов, где их еще больше. Это разные готовые шаблонные документы, с которых можно начать. Ну а ниже есть список недавних таблиц, с которыми вы уже работали. Собственно говоря, отсюда можно создать новую таблицу нажатием вот этой кнопки в левом верхнем углу. Точно так же можно создать новую таблицу и с экрана Google диска (drive.google.com). Конечно же, в любом случае у вас должен быть аккаунт Google для этого, и то, в каком вы сейчас аккаунте, видно в правом верхнем углу по аватарке. Итак, здесь на стартовом экране Google диска есть кнопка «Создать», где можно создавать не только новую Google таблицу, но и, например, документ или презентацию. Но нас интересует именно Google таблица, поэтому мы нажимаем сюда и видим, что аналогичным образом также появился новый документ. Третий способ — это из существующего файла, причем как из Google презентации, так и из Google документа, так и из Google таблицы можно создать новый документ, нажимая «Файл», «Создать» и здесь выбирая соответствующий тип — в нашем случае «Таблицы». Вот такие три способа с экрана таблиц, с экрана Google диска и из существующего документа тоже можно создать, не заходя на стартовый экран таблицы или диска, тоже можно создать новую таблицу. Итак, давайте поговорим про название таблицы и про ссылку на нее. Возможно, вы знаете, что в Excel уникальное имя документа — это его полный путь на вашем диске, сетевом или локальном, и в одной папке не может быть несколько документов с одним названием. Но в отличие от Excel в Google таблицах название не играет такой роли — это просто свойство, параметр, его можно поменять вот здесь, щелкнув на существующее название, например, «Моя новая таблица», и оно изменится. При этом в одной папке Google диска или на одном Google диске у вас может храниться любое количество таблиц с одинаковым названием — это не является уникальным идентификатором таблицы. Таковым являет ссылка на таблицу. Собственно говоря, это то, что мы видим в окне браузера. И уникальным ключом таблицы на самом деле является вот этот ключ, вот этот набор символов между docs.google.com/spreadsheets страницей таблиц, буквой d, еще одним слешем, и далее идет длинный-длинный код. Вот такой код у каждой таблицы уникальный, именно он определяет, собственно говоря, уникальность таблицы. А далее после этого следует уже номер листа, об этом мы сейчас подробнее поговорим. Что происходит, когда вы создаете таблицу? В этот момент она доступна только вам. То есть даже если вы отправите ссылку на таблицу после ее создания кому-либо еще, человек не сможет в нее попасть. Пока есть в правом верхнем углу вот такая иконка «замочек» и всплывающая подсказка «Доступно только мне», никто кроме вас, кроме человека, который зашел под вашим аккаунтом, который создал таблицу, никто не сможет ее прочитать или тем более редактировать. Для этого нужно открывать людям доступ, о чем мы поговорим отдельно. Итак, давайте создадим новый лист и посмотрим на ссылку таблицы. Обращу ваше внимание, что ссылка — основная ее часть — никак не может измениться, это та же таблица, но ссылка на лист — то, что следует после последнего слеша и слова edit, изменилось. Здесь появилось число, которое определяет лист — у каждого листа тоже свой уникальный идентификатор, он состоит из чисел, из цифр, собственно это число длинное. У первого листа это всегда ноль, у остальных листов это целый ряд цифр. Собственно говоря, если скопировать ссылку целиком с номером листа и кому-то отправить и у человека есть доступ, он попадет сразу на нужный лист. Если же отправить ссылку на документ без последней части, без последней ссылки на лист, человек попадет просто на первый лист. Коллеги, давайте теперь посмотрим на интерфейс Google таблиц, мы уже познакомились с названием таблицы в левом верхнем углу, ниже следуют разделы меню и ряд кнопок, которые всегда присутствуют при работе с таблицами. Меню можно скрыть, как и название таблицы, кнопки остаются, и большая часть этих кнопок, представленных на панели инструментов, нужна для стилевого и числового форматирования ячеек. То есть для изменения шрифта, изменения числовых форматов, для изменения размера шрифта, для того чтобы сделать шрифт полужирным или курсивом или даже зачеркнутым, чтобы изменить цвет текста в ячейке, изменить ее заливку, поменять границы ячеек, выравнивание текста и так далее. Мы подробно будем обсуждать форматирование ячеек позднее. Пока же хочу обратить ваше внимание на меню «Вид», в котором есть такая важная функция, как «Сетка». Сейчас она у меня активирована, ее можно скрыть, и тогда границы между ячейками серые, которые были сейчас, исчезнут. То есть если вы хотите убрать границы между ячейками, если вам так удобнее, это можно сделать в меню «Вид». При этом обратите внимание, что эта сетка в любом случае не выводится на печать в отличие от границ, которые вы создаете с помощью кнопки «Границы» на «Меню». Сетка эта для всех ячеек одновременно без исключения. Это то, что не выводится на печать и сделано только для вашего удобства. Я рекомендую все-таки эти границы оставлять, потому что это позволяет более четко видеть, где какая ячейка находится. Кроме того, в меню «Вид» можно закрепить области — это первая кнопка меню, например, закрепить верхнюю строку, чтобы при пролистывании таблицы вниз, заголовки таблицы всегда оставались на месте. Но это на самом деле можно сделать даже быстрее, закрепить столбцы и строки, перемещая вот эту жирную серую линию, которая по умолчанию находится в левом верхнем углу и перемещается зажатой кнопкой мыши, чтобы закрепить строки или столбцы, чтобы они не пролистывались. Итак, коллеги, мы уже обсудили, как отличаются ссылки на файлы таблицы и Excel, давайте теперь поговорим, посмотрим на то, какие еще есть отличия, преимущества таблиц перед Excel. Во-первых, в Google таблицах есть ряд функций, которых нет в Excel, и которые ускоряют и облегчают работу с данными. Эти функции FILTER, QUERY и другие мы будем обсуждать в течение всего курса. Далее, Google таблицы могут плохо, то есть медленно, работать с большими объемами данных. По моему опыту, нормально они работают с файлами, где есть десятки тысяч строк и несколько столбцов или несколько десятков столбцов. Если в Excel ограничено количество строк и столбцов каждого листа, то в Google таблицах есть системное ограничение на количество ячеек в документе. Сейчас это пять миллионов ячеек, не так давно еще, в 2018 году, было два миллиона, так что таблицы активно меняются. При этом строки и столбцы в таблицах можно удалять совсем, облегчая документ, как визуально, так и в плане быстродействия. Огромным плюсом таблиц по сравнению с Excel является удобство совместной работы. Файлы легко связывать друг с другом в режиме онлайн, например, в ваш документ могут оперативно и автоматически собираться данные из многих файлов ваших коллег. В Google таблицах легко передавать друг другу файлы — достаточно открыть доступ и дать ссылку. Удобно работать совместно, можно отмечать друг другу в комментариях, ставить задачи, общаться в чате прямо в файле, видеть, кто из коллег какую ячейку редактирует. Кроме того, в Google таблицы можно относительно легко импортировать данные из внешних источников, например, CSV файлов. CSV — это Comma-separated values, то есть данные, разделенные запятыми. В таком формате часто предоставляются выгрузки, например, с биржевыми данными или с данными официальных статистических органов. Можно загружать данные таблиц с веб-сайтов, данные о курсах валют, причем не только о курсе Центробанка, но и биржевом и так далее. Google таблицы мобильнее, чем Excel. Вам достаточно знать свой логин и пароль, чтобы получить доступ к вашим документам с разных устройств. Но есть и минус. Формально документы хранятся не у вас, если что-то (теоретически) случится с компанией Google и ее хранилищами, вы можете утерять данные. На практике я такого ни разу не помню, и возможности по восстановлению файлов у Google на очень высоком уровне, но в любом я рекомендую делать резервные копии на локальный или внешний жесткий диск. Коллеги, вернемся к нашей таблице и поговорим про перенос данных из Excel в таблицы и наоборот. Итак, чтобы скачать Google таблицу в формате Excel на свой локальный диск, достаточно зайти в меню «Файл» в пункт «Скачать как» и выбрать Microsoft Excel в скобках (XLSX), то есть новый формат Excel, который начиная с 2007-й версии. Выбрать название файла, если вы хотите изменить, нажать Save. Соответственно таблица выгрузится на ваш локальный диск. При этом, естественно, она перестанет обновляться, это уже статичный файл Excel. И как мы уже говорили, когда обсуждали преимущества и недостатки, в Google таблицах есть ряд функций, которые в Excel не работают. Соответственно при экспорте в Excel они перестанут работать, но те значения, которые они выдавали в момент скачивания, сохранятся. По поводу обратной операции: для этого нужно тоже зайти в меню «Файл», но выбрать пункт «Импорт...» и здесь перейти к пункту «Загрузка», «Выбрать файл на устройстве» и выбрать можем ту же таблицу, например. Дождаться загрузки, и далее есть несколько вариантов. Можно создать новый документ Google таблицы из этого файла Excel — это первый пункт «Создать таблицу». Можно вставить листы в существующий документ, а можно заменить существующий документ, при этом видите, появится яркое предупреждение, которое говорит о том, что вы хотите заменить существующие данные тем документом, который импортируете из Excel. Итак, коллеги, мы с вами обсудили процесс создания новых таблиц, посмотрели на интерфейс таблицы — продолжим с ним знакомиться в будущем, обсудили, из чего состоят ссылки на документы в таблицах, и поговорили об отличиях таблиц от Excel, их преимуществах и недостатках, а также про перенос данных из одной программы в другую.
